מעבר מאקסל ל-CRM: איך מעבירים רשימת לקוחות בלי כפילויות
פורסם · עודכן לאחרונה
רוב העסקים הקטנים מתחילים עם רשימת לקוחות באקסל. שתי בעיות חוזרות במעבר ל-CRM: עמודות שלא מתאימות לשדות, ולקוחות שנכנסים פעמיים. המדריך מסביר איך להכין את הקובץ כך שהמעבר יעבור נקי.
בקצרה
- לכל לקוח מספיק שם. כל השאר רשות.
- שומרים את הקובץ כ-CSV.
- שורה עם אימייל, טלפון או ת"ז שכבר קיימים מדולגת ומדווחת. היא לא דורסת לקוח קיים.
- לפני הייבוא רואים תצוגה מקדימה של כל שורה.
שלב 1: לסדר את הרשימה באקסל
- שורה אחת לכל לקוח, ושורת כותרות אחת.
- עמודה נפרדת לכל פרט: שם פרטי ושם משפחה בעמודות נפרדות.
- בלי תאים ממוזגים, בלי שורות ריקות, וגיליון אחד.
שלב 2: אילו עמודות להכין
| חובה | שם. לאדם או לעוסק: שם פרטי (שם משפחה רשות). לחברה: שם חברה. |
|---|---|
| רשות | סוג, סוג ישות, שם משפחה, אימייל, טלפון, ח.פ / ת.ז, כתובת, רחוב, מספר בית, עיר, מיקוד, הערות, מקור, תגיות, סטטוס |
ב-GreenBI אפשר להוריד קובץ דוגמה עם הכותרות האלה בעברית. המערכת מתאימה אוטומטית כותרות שהיא מזהה לשדות, ואת השאר מתאימים ידנית.
שלב 3: לשמור כ-CSV
- באקסל: "שמירה בשם", ואז בוחרים CSV. אם מופיעה האפשרות "CSV UTF-8", עדיף לבחור בה.
- GreenBI מזהה גם קובץ CSV עברי רגיל (Windows-1255). מפריד בין עמודות יכול להיות פסיק, נקודה-פסיק או טאב.
- גודל הקובץ: עד 2MB ועד 5,000 שורות. מומלץ עד 1,000 שורות בכל קובץ.
שלב 4: תצוגה מקדימה, ומה קורה לכפילויות
| סטטוס | משמעות |
|---|---|
| ייווצר | לקוח חדש. |
| דילוג — אימייל / ח.פ-ת.ז / טלפון קיים | הפרט כבר קיים אצל לקוח במערכת או מופיע פעמיים בקובץ. השורה מדולגת ומדווחת. |
| התנגשות זהות | הפרטים בשורה מצביעים על כמה לקוחות שונים. לקוח לא נוצר. |
| שגיאה | למשל שדה חובה חסר, או אימייל, טלפון או ת"ז לא תקינים. |
הייבוא רק יוצר לקוחות חדשים. לקוח קיים לא מתעדכן.
שלב 5: אם משהו השתבש
אפשר לבטל את הייבוא האחרון. הביטול מוחק רק לקוחות שהייבוא יצר ושעדיין אין להם נתונים קשורים. את הייבוא ואת הביטול מבצעים בעל העסק או מנהל העסק.
אחרי הייבוא
מתחילים לנהל עסקאות, משימות ולידים. חשבוניות, חתימות ותשלומים נרשמים בכרטיס הלקוח. CRM לעסקים קטנים
מקורות
- Import or export text (.txt or .csv) files — Microsoft Support · נבדק לאחרונה